Trasferte dipendenti: come gestire rimborsi spese e indennità

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Ogni azienda può richiedere ai propri dipendenti di svolgere alcune mansioni esterne dalla sede principale, entrando quindi nel mondo delle trasferte.

Il lavoratore in trasferta ha diritto, oltre alla retribuzione che gli sarebbe spettata se avesse lavorato nella sede abituale, anche al rimborso, in modo forfettario o analitico, delle spese sostenute per il datore di lavoro nelle località di trasferta.

Una guida pratica per gestire i rimborsi spese e le indennità di trasferta
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Quali spese vengono rimborsate in caso di trasferta dei dipendenti?

Le spese solitamente rimborsate in caso di trasferte dei dipendenti sono inerenti a:

  • Il viaggio;
  • Vitto e alloggio;
  • Eventuali altre spese (es. lavanderia, spese di comunicazione, ecc..).

I contratti collettivi oppure quelli individuali prevedono una serie di compensi, indennità o rimborsi spese collegati alla trasferta.

Quindi la retribuzione di un dipendente in trasferta comprende:

  • La retribuzione ordinaria con le eventuali maggiorazioni in caso di lavoro straordinario;
  • L’indennità di trasferta e/o rimborsi spese analitici;
  • Retribuzione relativa alle ore di viaggio, nel caso in cui il contratto collettivo, il regolamento aziendale o l’accordo individuale lo prevedano.

Differenza tra rimborsi spese e indennità di trasferta

trasferte dipendenti rimborsi

I rimborsi spese sono erogazioni dirette a reintegrare perdite patrimoniali o reddituali.

In pratica coprono i casi in cui il dipendente abbia pagato di tasca propria servizi di pernottamento, trasporto ecc. abbi

L’indennità di trasferta ha invece una funzione doppia:

  • Risarcitoria, cioè con l’obiettivo di reintegrare il patrimonio del lavoratore delle maggiori spese sostenute nell’interesse del datore di lavoro per lavorare lontano da casa;
  • Retributiva, in relazione al maggior disagio subito nel rendere la propria prestazione lavorativa in un luogo diverso da quello abituale.

Indennità di trasferta e rimborsi spese incidono sul TFR dei dipendenti?

I rimborsi spese non vanno a TFR, mentre l’indennità di trasferta potrebbe essere inserita all’interno del Trattamento di Fine Rapporto.

In particolare i casi in cui l’indennità di trasferta dei dipendenti non viene considerata nel TFR sono:

  • Se è esclusa espressamente dal contratto collettivo (anche aziendale);
  • Se è occasionale.

Occasionale nel senso che la somma erogata non è ripetitiva, frequente.

Tuttavia anche se la somma è saltuaria (non frequente), ma viene erogata per una ragione prevedibile e non accidentale, allora viene inserita comunque nel TFR.

Spese di trasferta nel contratto di somministrazione

Le spese per la trasferta sono a carico dell’azienda utilizzatrice, che può gestire il lavoratore somministrato in trasferta nell’ambito del proprio potere organizzativo e direttivo.

Per il pagamento delle spese, il processo si differenzia in base alla tipologia di spesa e alle modalità di gestione:

  • Se il lavoratore ha anticipato le spese per vitto e alloggio che in teoria devono essere rimborsate dal datore di lavoro, si inserisce gli stessi rimborsi nel cedolino paga del lavoratore;
  • Il pagamento diretto, come ad esempio il costo del biglietto di un volo aereo o di un hotel, può essere effettuato direttamente dall’azienda utilizzatrice.

L’indennità di trasferte deve essere per forza inclusa nel cedolino paga del lavoratore somministrato e successivamente l’agenzia di somministrazione effettuerà il riaddebito delle somme pagate in azienda.

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Trasferte dipendenti & benefit

Le indennità di trasferta permettono di mantenere un rapporto stabile e positivo nei confronti dei lavoratori a cui è richiesto un sacrificio extra per il bene dell’azienda.

Per questo è fondamentale che siano inserite e regolamentate nelle varie procedure aziendali.Inoltre le indennità e rimborsi spese possono essere usati come benefits per attrarre talenti e nuovi collaboratori.

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